电子发票怎么合并打印 电子发票太多怎么整理归档

每个月月底最头疼的事，除了对账就是整理那一堆电子发票。邮箱里躺着几十封PDF，微信卡包里也塞了一堆，报销的时候一张张点开、一张张打印，打印机还老是卡纸。后来被同事安利了电子发票随身管家(电子发票助手)，才算把这摊子事理顺了。今天就把我自己摸索出来的电子发票合并打印和归档方法完整写出来，顺便聊聊电子发票太多怎么整理归档这个老大难问题。

电子发票随身管家(电子发票助手) v2.3 发票识别管理

类型：办公商务大小：73.3M语言：简体中文时间：9-25评分：10.0

电子发票怎么合并打印？先搞清楚发票格式

很多人第一步就卡住了，因为电子发票拿到手的形式不一样。有的是PDF，有的是OFD，还有的是图片格式。PDF和OFD可以直接合并，图片就得先转一下。

我一开始不知道，把一堆OFD文件直接拖进打印队列，结果打出来全是空白页，浪费了十几张纸。后来才知道OFD得用专门的阅读器打开再导出PDF。

电子发票随身管家(电子发票助手)在这方面做得比较省事，它支持PDF、OFD、图片多种格式导入，导入之后会自动识别发票号码、开票日期、金额这些关键信息。我一般是一次性把整个月的发票全选导入，然后在列表里勾选需要合并的，点一下合并打印就行。

合并的时候有个小技巧：按开票日期排序，这样打出来的顺序和报销单上的顺序能对上，财务审核的时候一目了然。之前我没排序，打出来乱七八糟，被财务退回来重新弄了一次。

电子发票太多怎么整理归档？别再用文件夹硬塞了

说到归档，我以前的做法是建一堆文件夹，按月分、按公司分、按项目分，结果越分越乱，找个上个月的发票要翻半天。而且文件夹里的文件名都是乱码一样的数字串，根本看不出是哪张票。

后来用电子发票随身管家(电子发票助手)的自动归档功能，才算解脱了。它可以按照你设定的规则自动重命名文件，比如“开票日期+销售方名称+金额”，这样文件名一眼就能看懂。

归档逻辑我是这么设的：先按年份建大文件夹，里面再按月份分，每个月里面再按“已报销”和“未报销”两个子文件夹。工具会自动把发票丢进对应的位置，不用我手动拖来拖去。

还有一点很重要，就是去重。有时候同一张发票从邮箱下载了一次，又从微信卡包下载了一次，重复归档会占空间还容易搞混。这个工具自带查重功能，导入的时候会自动标出重复的发票，省得自己一张张对。

批量合并打印的几个实操细节

合并打印听起来简单，但实际操作有几个坑要注意。

第一个是页面尺寸。电子发票默认是A4排版，但有些OFD导出来是特殊尺寸，合并之后打印会被缩放，导致二维码模糊扫不出来。建议在打印设置里统一选“实际大小”而不是“适合页面”。

第二个是打印顺序。如果是帮公司批量打印，最好按报销单的编号顺序排好再合并。我一般会在电子发票随身管家(电子发票助手)里先按金额从小到大排一遍，这样和报销单对得上。

第三个是保存合并文件。合并之后别急着关，先另存为一个PDF留档。万一打印出来有问题，不用重新合并一遍。我吃过这个亏，打印机中途没纸了，重新导入重新合并花了十几分钟。

另外提醒一句，有些公司的财务要求发票必须分开打印、不能合并，这种情况提前问清楚，别自己合并完了又被退回来。

日常维护：让发票不再堆积的小习惯

工具再好，也架不住平时不管、月底爆仓。我现在养成了一个习惯：每周五下午花五分钟，把这一周收到的电子发票全部导入电子发票随身管家(电子发票助手)，让它自动归档。

这样月底的时候只需要打开对应月份的文件夹，勾选、合并、打印，十分钟搞定。以前月底整理发票至少要花一两个小时，现在基本不怎么费心了。

还有就是邮箱里的发票邮件，下载完之后顺手标记为“已处理”或者移到专门的文件夹，不然下次找的时候又得翻半天。微信卡包里的发票也一样，定期清理，别让它无限堆积。

说到底，电子发票太多怎么整理归档这个问题，核心不是工具多厉害，而是养成定期处理的习惯。工具帮你省掉重复劳动，但前提是你得把发票喂给它。

常见问题答疑

问：电子发票随身管家(电子发票助手)合并打印的发票，财务认可吗？

答：只要是原始电子发票文件合并的，发票号码、金额、二维码都清晰可扫，财务一般都会认可。但建议提前确认公司报销规定，有些单位要求必须提供原始OFD或PDF文件，那就别只交打印件。

问：电子发票太多怎么整理归档才不容易丢？

答：建议按“年份/月份/报销状态”三层结构归档，同时用工具自动重命名文件，把开票日期和销售方名称写进文件名。另外定期做一次去重检查，避免同一张票存了好几份。

问：合并打印之后二维码扫不出来怎么办？

答：大概率是打印缩放导致的。检查打印设置里是不是选了“适合页面”，改成“实际大小”或者100%比例再试一次。如果还是不行，可能是原文件分辨率太低，建议重新下载原始发票文件。